Digitalisering: opwindende tijden!

In ons dagelijkse leven gebruiken we steeds meer elektronische hulpmiddelen. We bellen met een mobieltje, pinnen aan de kassa, scannen onze bus- en treinreis en de handgeschreven brief is verdrongen door het e-mailtje, de chat en het app’je. Iedereen gaat in deze ontwikkeling mee. Dat moet ook wel, want alternatieven voor digitale hulpmiddelen verdwijnen geleidelijk. Kijk bijvoorbeeld naar het filmrolletje: dat ligt al in het museum. En papieren bankafschriften zijn op weg daarheen: internetbankieren is de norm geworden. Waar de een de vernieuwing enthousiast omarmt, heeft een ander er meer moeite mee. Maar dat is niet erg. Uiteindelijk went het snel, juist omdat digitalisering veel handelingen in het dagelijkse leven een stuk gemakkelijker maakt. 

Binnen de MCB Group gaan we diezelfde ontwikkeling zien, horen we van HR-manager Janneke van Stekelenburg en Director MCB BIS Michael Klaasen. “De markt gaat die kant immers op en als bedrijf moeten we daarin mee. Naast het ‘moeten’ willen we dat ook. Onze ambitie is om in de metaalbranche voorop te lopen met digitalisering. 
Het is ook niet voor niets een belangrijk onderdeel van onze nieuwe strategie. We gaan op dit vlak de komende jaren veel stappen zetten, binnen processen, maar vooral ook in de informatie-uitwisseling tussen teams en afdelingen. Dat leidt her en der tot andere manieren van werken en we vragen medewerkers hierin mee te gaan. We denken dat velen daar enthousiast over zullen zijn, omdat veel nieuwe dingen mogelijk worden. Het gebruik van elektronische middelen zal het werk gemakkelijker en nog uitdagender maken.” 

Ondersteuning

Janneke benadrukt dat er nadrukkelijk oog is voor een goede ondersteuning. “We gaan stapsgewijs te werk en nemen iedereen hierin mee. Dus het is niet erg als je wat minder affiniteit hebt met digitale hulpmiddelen, je krijgt de hulp die nodig is. Wat dat betreft hebben we ook geleerd van het verleden. Bij de invoering van het C4C-systeem voor Sales hebben we het, bijvoorbeeld, te veel bij een knoppentraining gelaten. Voortaan gaan we meer toelichting en uitleg geven. Waarom doen we dit, wat willen we hiermee verbeteren, wat betekent het voor medewerkers, hoe maakt dit het werk gemakkelijker?” 

Stap voor stap

Michael wijst ook op de geleidelijkheid van de digitalisering. “We gaan bijvoorbeeld allerlei apps gebruiken, maar daarbij hanteren we een overzichtelijk tijdspad en een logische volgorde. We doen niet alles in één keer. Kijk wat dat betreft ook naar Office 365, dat we in 2018 geleidelijk hebben ingevoerd om efficiënter te kunnen werken. Dat systeem heeft zo’n veertig modules, maar we gebruiken er nog maar enkele. De module die op dit moment als pilot draait, is ‘Teams’. Hiermee kunnen meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.” Janneke knikt: “’De projectverantwoordelijken binnen de Group zijn dit nu eerst aan het uitproberen. Hun ervaringen kunnen we meenemen, hiervan leren en verwerken in tips indien we Teams breder willen gaan uitrollen binnen de organisatie.” 

Profielen

De functie van medewerkers bepaalt met welke digitale hulpmiddelen ze precies te maken krijgen, geven Michael en Janneke aan. “Dat is natuurlijk niet voor iedereen hetzelfde. We zijn momenteel bezig om per categorie functies onze digitale ambitie en een digitaal profiel met bijbehorende activiteiten vast te leggen. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Neem magazijnmedewerkers. Zij weten dan waarom ze bepaalde digitale middelen gebruiken, wat ze moeten beheersen en welke activiteiten ze daarvoor moeten verrichten. En, nogmaals gezegd, medewerkers worden ondersteund om aan hun digitale profiel te voldoen. Ze staan er niet alleen voor.” 

De bedoeling is dat ambitie, profielen en plan van aanpak medio 2019 klaar zijn en daarna worden ingevoerd. Daarmee is er helderheid voor iedereen voordat de volgende digitaliseringsstappen worden gezet. Het beloven opwindende tijden te worden! 

Kader: Voorbeelden van digitale ondersteuning

• We willen beter inzicht krijgen in de behoeften van (potentiële) klanten. Veel valt af te leiden aan hun internetgedrag. Via slimme software kunnen we dat gedrag analyseren en daar vervolgens gerichte actie op uitzetten. 
• Als operators via een beeldscherm bij de machines de voortgang in het werk zien, kunnen ze sturen op hun eigen prestaties.
• De informatie-uitwisseling over klaarliggende orders tussen de productie en het magazijn verloopt nu nog via briefjes. Dat zorgt voor onnodige wachttijden. Als je dit automatiseert, kan het magazijn sneller vooruit. 
• Het magazijn krijgt nu een papieren lijst met de verzamelde orders die gemaakt moeten worden. Als je die lijst digitaal beschikbaar maakt, hebben de medewerkers het overzicht altijd bij de hand. 
• Sales-medewerkers hebben nu niet direct zicht op de mate van bezetting van de machines. Als ze die informatie wel op hun beeldscherm hebben, kunnen ze daar in hun verkoopgesprekken rekening mee houden. 
• Voor chauffeurs is het heel handig als ze hun rittenplanning op elk moment kunnen inzien op hun telefoon. Met de ontwikkeling van een app kunnen we dat gemakkelijk mogelijk maken. 
• Inkoop van materialen is natuurlijk het gunstigst als prijzen laag zijn. Met slimme software kunnen we die prijzen beter monitoren. 

Kader: Digitale ambitie MCB Group

Op digitaal gebied wil MCB voorop blijven lopen en investeren waar nodig. Zo kunnen we klanten goed blijven bedienen en hen helpen in hun digitale ontwikkeling. Het stelt ons ook in staat om interne processen stapsgewijs te optimaliseren. Samen zorgt dat voor een groei in winstgevendheid, kostenreductie en vergroting van winstmarges. 

Wil jij ook bij een bedrijf werken dat kansen ziet in digitalisering? Klik hier voor onze vacatures